如何對高階主管進行簡報?

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「如何準備對高階主管的簡報?」,這是我這幾年常常被詢問的問題,在探討這個問題前,我們先來了解一下高階主管們的特性:
1.時間很寶貴
2.相較於細節,更關注方向與策略
3.想聽解決方案而非問題

高階主管日理萬機,有許多的議題等著他去決策,還有許多人排隊希望能跟他碰面,他們的時間非常寶貴,沒有太多的時間聽你瞎扯閒聊;他們看事情的角度更高,細節的部份由他的下屬來處理就好,他們關注的點會在執行的方向與可能的策略;如果你是來加重他的工作量而非來幫他解決問題的,那你可以不用來了,基於這些特性,我們可以摘要出對高階主管簡報時的一些注意事項。

專注於大方向,而非強調枝微末節
高階主管都是做大事的人,對於基層的很多事務其實並沒有那麼的熟悉與關注,因此在簡報時若非必要,不要談太細節的內容,說明方向、策略,而不必談太多流程、作法、工作項目,這些是往下執行時他下面的主管該去留意的,他只要知道這個方向對不對,好不好,所以你的重點該放在指出大方向,而不在細節的執行項目,看過很多高階簡報過度強調執行的細節,而讓簡報的主軸失焦了。

先摘要,並說明結論
如果你是要尋求對高階主管簡報的機會,那你可以在搭電梯或者其他場合中,很快的利用2分鐘以內的時間跟高階主管進行匯報,並藉此取得正式簡報的機會,而這2分鐘怎麼運用呢?前半分鐘先說是哪件事情,而且切記,這件事應該是高階主管一直放在心上的事,否則對方也沒理由要聽你說,接著的1分鐘,說明你的結論,讓他知道你已經有解決方案或方向了,最後的半分鐘,直接詢問正式對他做簡報的時間,所以整個過程可能會是這樣子:

總經理好,針對明年度產品策略與營運計畫,我已經準備好相關資料了,對於您上次提到需要特別留意的A、B兩競爭對手的狀況我也做了完整的整理,並依此調整了我們明年的計畫............,相關的簡報我已經整理好,看總經理下週的時間何時方便,我用半個小時左右的時間跟您詳細說明。

如果你已經在進行簡報,那你在簡報的開頭就要先讓他們知道今天預計的結論,若這個結論是他們迫切想要了解的,那他們就會很熱衷的參與你的簡報過程,反之,若他們並不清楚你要說什麼時,他們的注意力就容易分散。

充足的準備,不該讓自己有回答不來的問題
我們先前也不只一次強調過要簡報一定要充分準備,而在面對高階主管時,這件事情你更要放在心上,所謂的充分,不僅僅是對你自己簡報的內容熟悉,你應該把5W1H應用的更透徹,許多的簡報者在做高階簡報時仍只站在自己的角度思考,例如簡報者是一位研發主管,被賦與評估新產品與新市場的可行性與機會

由於過去他一直負責研發相關工作,他對於行銷、營運、銷售、服務等議題的涉略較少,他心想:「我是負責研發的,老闆要我來準備這簡報,應該就是想要了解技術上的問題吧。」,所以他在準備資料時也大多方在技術議題上,並抱持僥倖心態認為老闆應該能體諒他身為研發主管對行銷、銷售等一竅不通吧。但這是一個錯誤想法,這類的簡報失敗率很高,因為許多的簡報者都存有上述心態,導致簡報過程面對高階主管提問時很快就被一槍斃命了。

高階主管指派你來做這件事,就是希望有個人先從整體的角度來思考這件事情,若有自己不熟悉的部份應該快去找人請教,總之會議時一定要能解答他們的疑惑。因此,當你被指派的任務範圍很大,你必須把自己當成一個解決問題的人,把每件事情弄清楚,如此你在準備資料時才不會抱有僥倖心態,而可以更全面的去思考每個問題

所以千萬不要認為自己在簡報時回答「這我不清楚」、「這不是我擅長的領域」、「我沒考慮到那部分」是一件可被諒解的事情,再強調一次,高階主管的時間很寶貴,你不應該浪費他們的時間,你必須要給他們滿意的答案。

穿插細節內容,創造充分準備的感覺
前面我們談到高階主管要了解的是大方向,因此執行的細節不要談太多,但我們可以在高階簡報中穿插1-2頁執行細節,目的是讓聽眾們知道你已經都思考好了,重點不在內容寫些什麼,而是在傳達你的思緒周全,而且真的是有備而來

另外你也可以將細節放在簡報後頭當成附註,而不用直接放在簡報的主體內容中,這樣當有某位高階主管想要看你規劃的細節時,你就可以馬上調出來給他,這樣絕對比你說「我有想過,也規劃了,不過沒有放進投影片中。」來的好。

做即時的摘要與最後的總結
記得,簡報只是輔助工具,在這類型簡報中總會有許多的議題被提出討論,身為簡報者你必須在每一段討論有結論時將此結論複述與摘要下來,取得大家的共識,並在簡報的最後做總結動作,總結時你必須要跳脫你本來的簡報限制,不能只談你簡報上有列出的內容,因為很多的決議都是在會議出產生,所以你的總結必須包含你的核心論點、重點回顧與過程中的共識及決議,這才是一份完整的總結

其實以上幾項在一般的簡報也適用,但在對高階主管簡報時必須更加關注。

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簡報前的演練,必須愈逼真愈好

清晨7:59 0 Comments

大家都知道在簡報前最好經過充分的演練,才能讓自己的簡報進行的更加順暢,但簡報前的演練到底該做到什麼程度呢?我想我還是先來說說我認為事前演練的主要目的吧。

1.提高流暢度
有時我們把簡報做完了,乍看之下很完整,似乎沒有太多的問題,但卻在演練時發現有些地方銜接的不是很順暢,投影片跟投影片之間好像少了什麼,頁面切換時怎麼講怎麼怪,這很可能是你少了幾張轉場投影片,或者你的簡報在順序上必須要調整

2.控制時間
當你一份簡報做完,其實你還無法精確的算出你大概會花多少時間講完它,你必須透過演練的方式讓自己更清楚若要把每個段落都講的清楚,大概需要花多少時間,假設你的簡報有5個段落,你規劃以5,5,20,20,10總共一小時的時間來講完,但你講完後發現實際是5,10,20,20,15,你總共多了10分鐘,這時候你該思考的就是調整你的演說方式或者內容。

3.找出盲點
有些時候我們自己看自己的簡報會覺得講的真是棒極了,一點破綻都沒有,但自己實際在演練時才發現某些核心概念講起來總有些怪怪的,不像自己想像的那麼完整,這時你可能就需要針對這部份的問題在做思考,把資料收集的更完整,讓簡報內容更加完整。

而簡報前的演練,若能模擬你真實的情境就更好了,舉例來說,如果你簡報時有4個聽眾,分別是業務主管小陳、行銷主管小美、總經理與特別助理,那你在簡報的開頭就可以直接說:「總經理、各位好,感謝各位撥空參與,今天我要說明的主題是明年度的產品策略,裡頭包含總經理所關注的競爭對手分析與我們的因應措施,也會談到來年的銷售策略與行銷的重點,這部份屆時有請小陳與小美為我們補充說明....」

你必須真實的去想像當下那個情境你所要講的話,並直接說出來,不要在口中默念了事,說出來,你更能感受到那種真實感。接著你要想像小陳就坐在你左手邊,小美在你右手邊,總經理在你的對面,特助在他右方,你簡報中如果要cue小陳,那你該做的手勢、語氣、肢體動作就要做出來,若你要徵詢總經理的意見,那你就該直接問:「這部份看總經理這邊是否有其他要提點的地方。」,並假設好總經理有所回應,你接著就回應:「謝謝總經理的提醒,針對營收數字預估的部分我會後會立刻補上。」

你模擬的愈真實,你愈能感受在當下那個氣氛下別人可能會有什麼樣的感覺,你甚至都能想像別人可能會提出什麼樣的問題,會有什麼樣的表情,據此再來修正自己的簡報與說法。如果你到時候是站著簡報,那演練時就站著講,對你來說坐著講3小時可能沒什麼,但站著講所消耗的體力是不同的,你必須讓自己先體驗一下那種情境,因此,盡可能的讓演練逼真,才能讓演練達到最佳效果。

最後最後,如果你可以找到一位朋友願意擔任你的聽眾,實際聽聽你講的內容,並針對你的內容給予直接的批評或者回饋,那效果可能更棒,聽眾的感覺是直接的,也比自己更能看清簡報內容的盲點,因此,在重要的簡報前,不妨請熟識且合適的朋友聽聽你的演練吧。

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聽眾想聽的東西都不同,怎麼準備簡報?

清晨6:11 0 Comments


在一場演說或者簡報中,簡報者在總要先識別聽眾「是誰」,並依此準備相關的內容,這個概念我在這篇這篇都有提到,有興趣的朋友可以自己點過去看看,但就有朋友提到:「如果聽眾想聽的東西都不同時,怎麼辦?」

這個問題被問過不下十次,我的回答是這樣子:「那代表你沒有聚焦問題或主題,如果聚焦了問題,那不相干的人根本不應該出席這個會議,如果聚焦主題,那沒興趣的聽眾根本不該參與這個演說。

但提問者告訴我:「我根本不知道會有誰來參加,不是我決定的。」

我直接跟他說,我認為這是不負責任的說法,畢竟確認清楚參與者,以及這個參與者為何會參與都是簡報者的責任,如果你認為這場簡報的目的應該與這個參與者無關,那你可以跟會議發起人建議在會後CC會議記錄給他就好,他可以不用出席,若會議發起人說這個人必須參加,但他只是來提供建議的,那你在準備簡報時可以忽略這個人想要些什麼

一場商務簡報,在設定好目標(Why)後,緊接著就是要確認主要受眾(Who),至此,你的簡報主軸應該就要定調,不管後來增加了多少的聽眾,主軸都不應該有太大的變動(可以增加一些小插曲),否則你會犧牲了聽眾的參與品質,也讓你的簡報失焦。

我們在工作上一定都碰過聽眾中出現了你意料之外的人,這些人可能是別人邀請來的,或者不請自來的,除非你發現這個人是必要的參與者,但被你漏掉的,否則我建議你毋須太在意他的看法,專注在自己本來要講的內容就好

其實針對以上的問題,曾有人跟我建議用「最大公約數」的作法來找出聽眾會有興趣的內容,他的意思是找出所有人共同有興趣的、能理解的、關注的內容,若你依這個邏輯去思考,你會發現以下的規則:
對    3個人,你可以講很深入的內容;
對  10個人,你可以講稍微進階的內容;
對  30個人,你可能只能講入門
對100個人,你只能講通識專注於單一特點,因為這個公約數的範圍太小了。
(當然了,如果所有的參與者水準都很一致,那又是另一回事了)

最大公約數的作法可以讓你在準備演講時有所依歸,但若你是要準備一場商務簡報,我建議你不要使用這個方法,因為這會讓你的簡報完全失焦。若你今天設定的目標就是要談深入的內容,且希望得到專家的回饋,那你只要邀請相關的3個人參與;如果你今天是要談入門的內容,目的是希望讓更多人了解某個產品,那你就可以放膽的讓多一點的人參加。在商務場合,你應該讓目標來決定聽眾,而不是讓聽眾來決定你的內容

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看影片學溝通-看小長今如何從What到Why

凌晨2:13 0 Comments

最近在看大長今的重播,剛好看到其中一個片段跟先前寫的:談「亮點」前,先談「痛點」這篇文章中所談的觀念頗有相同之處,以下跟大家分享我有感觸的片段。

(以下的內容擷取自Youtube中,不確定是否有版權,所以影片可能被移除,若看不到的話請通知我,我再想辦法補上畫面)

這一段是小長今剛跟韓尚宮接觸時接收到的第一個指示:「去到杯水來吧。」,就是這麼簡單的任務,但小長今反反覆覆做了不知多少次,冷水、溫水、飄著柳葉的水都試過了,但韓尚宮始終沒有喝過小長今倒的水。

然後她的好朋友連生的狀況則是個天大的反差,這段影片很有趣,也分享給大家看看:

不過上面這段影片不是重點,純粹是我覺得好笑而已,讓我們往下看看韓尚宮為什麼要出這個考題給小長今吧:

看完最後這段影片,相信大家已經知道韓尚宮考小長今這個問題的原因了吧,不管是身為廚師、醫師或者一般的職場工作者,一定要先了解一下客戶需求,而不能純從自己的角度去猜測與思考。

在煮食物之前,要先弄清楚吃的人的身體狀況跟喜好,還有能不能接受,把狀況弄清楚想清楚後再煮,這就是我說的:「煮食物的人應該要有的心情(專業)。」

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與聽眾的內心產生共鳴,用對方能同理的語言陳述

清晨7:49 0 Comments


這段來自Youtube的影片-「The Power of Words」相信很多人都看過了,一個善心的女士協助盲人更改了他的標語,更改前後的結果讓人感到不可思議,雖然這部影片或許稍有誇飾,但你絕對不能不相信文字確實有改變他人行為的力量,本文我們便來解析一下這部影片背後所代表的意義。

首先我們先來看看本來的標語:


這種陳述語句是很常在各種募款或者尋求他人協助的看板或者傳單中看到,它本身具有一定的效果性,但如果我們把這句話拆成兩塊來看,你會發現「I am blind」陳述的是目前的感覺與的困難,「please help」則是我希望他人能做的行為,我在4層次,建構優質且高效的商務簡報中曾說過,一個有效的簡報分成四種層次,說明、說服、感動與驅動,而這句話的前半段說明了我的問題,但緊接著就希望驅動聽眾們來幫助自己,這是有一定困難性的,因為聽眾仍未被你說服與感動。

或者我們簡單的說「瞎了,又怎麼樣?為什麼我要幫助你呢?」,我們再來看看被美麗女士修改過的標語:

這句話我們一樣把它拆成兩部分,「It's a beautiful day」這句話是從一個大家都能理解的角度來說明,會讓我們心中激起一種「是啊,這世界真的很美好」的感覺,聽眾接著會想看然後呢?他們看到的下半段是「And I can't see it」,這是一個很巧妙的轉折,前半段給大家一個能同理感受與想像的畫面,下半段則讓你知道這樣美麗的世界,你看的到,我卻看不到,這時聽眾就完全能體會了,內心會泛起「這樣美好的世界,如果有一天我也看不到怎麼辦?現在這個人確實需要我們的幫助。」的情緒,而錢就這樣從口袋裡掏了出來。

而這一句的就是從感動的角度切入,讓聽眾能感同身受後主動的提供協助給對方。

如果你需要對方的幫助,你要試著激起對方的同理心,讓對方體會你所面臨的狀況,當他心中能想到「萬一有一天是我遭遇這困難時,我會希望別人怎麼幫我」,那他願意提供協助的機會就大大增加了,若對方是曾經在類似狀況下接受過他人幫助,那機會就更高了,近期兩則重大新聞澎湖空難與高雄氣爆,兩項意外事件的受害者,彼此之間應該特別能了解面對意外的那種無助感,也特別能感受到社會中提供給他們的大大小小的幫忙與加油打氣。

類似的溝通方法我們常用在銷售過程,銷售時,通常需要講成功案例,而這個成功案例若背景與客戶的相關性愈高(競爭對手或具有同樣問題的案例),成交的機會也會大大增加,這是因為客戶能很快的感受這個案例好像在說自己,心裡會泛起「對對對,這就是我們的問題」的念頭,若你順勢推出你的解決方案,客戶還能不買單嗎?所以下次去銷售時,一定要準備一個能讓客戶感同身受的案例,不要再把同樣的案例一用再用了。

溝通時,從聽眾角度出來,構思自己應該講什麼樣的故事,用什麼樣的語言,當聽眾能與你所談的故事或案例產生共鳴,溝通,還難嗎?

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「精確傳達,用簡報說出你的專業價值」課程簡報

清晨7:38 2 Comments

這是我在2014/8/6日於經理人月刊所舉辦的,「精確傳達,用簡報說出你的專業價值」的課程投影片,提供給當天的學員跟網友們參考,若有當天的學員想要拿到更完整的資料,請在下方留言給我,謝謝。

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關於簡報的背景探索-為什麼會有今天這場簡報?

上午10:54 0 Comments

簡報前必問的6件事這篇文章中我曾經提過在進行簡報前,一定要問Why?為什麼會有今天這場簡報?如果是一場銷售簡報,客戶今天找你來,一定有他的原因,而這個原因是什麼呢?如果今天是老闆要你來做一份簡報,這個簡報跟公司該不該切入特定市場有關,但這件工作一直都不是你負責的,老闆又為什麼會突發奇想要你來做這份簡報呢?

每個簡報的發起,都有一定的背景因素,身為簡報者,充分的了解這些背景因素是必要的,而如何去收集這些背景資訊呢?我利用下面這張圖跟大家分享一個我最常用的做法:

我在製作一份簡報前,在問Why的階段,我會去問這次簡報想要達成的目標或想要解決的問題是什麼?這就是簡報的Why,但只有這些資訊是不足夠的,所以我接著會做以下動作:

(1)了解「現況」,看看現況與目標間的差距有多大,裡頭存在哪些困難,而我們有有哪些優勢?
(2)吸收一下「前人的經驗」,如果這個簡報先前有人提過了,但因為不順利或者失敗,所以才有這次的簡報,那我必須要去了解一下前人的失敗經驗,他們曾經提過甚麼內容,但最後被否決了,並要詢問是因為甚麼事情被否決,這些前人的經驗對你在準備這次簡報中非常重要
(3)從現況走到目標間,只有一條路嗎?是否存在其他的備選方案或者既有方案的優化空間,這也是我們自己要先去探討清楚的
(4)達成目標之後呢?我們能否瞻前顧後,提出的方案短期能實現目標,那會否損害長期利益呢?

當我們的Why可以詢問到這個程度,對簡報目的的掌握程度已經足夠高了,很多的簡報失敗是敗在沒有充分吸收前人的經驗,導致自己提出的方案跟前人相同,這時簡報聽眾只要跟你說一句「你這個提案先前有人提過了,不可行,你有先去問過XXX的看法嗎?」,這時後簡報者馬上落入挨打局面,因為你確實沒有先去了解過前人經驗,此時你的論點開始站不住腳,因為你連基本的工作都沒有做足,簡報以失敗做收的機率非常之高。

不管你是簡報者或是專案經理,千萬不要覺得自己天賦異稟,別人解不來的問題你一定可以解決,一定要去問問這些先烈的經驗,以免自己成了後人的先烈。

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簡報者如何見人說人話,見鬼說鬼話?

上午8:35 0 Comments


簡報製作前必問6件事-5W1H這篇文章中我曾提過,簡報前一定要詢問聽眾是誰?

唯有知道聽眾是誰,你準備的案例才能貼近對方,你簡報準備的深淺程度也才能符合聽眾的狀況,試想,若你今天要演說的主題是環境保護的重要性,你對一群大學教授講的內容跟對一群小學生講的會一樣嗎?我相信一定會有很大的差別,所以在準備簡報時,先了解到底有哪些人會參與,這些人是什麼樣的背景,對主題的了解程度大概到哪邊是非常重要的。

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談「亮點」前,先談「痛點」

清晨7:32 0 Comments



曾有人問過我,業務人員對客戶簡報時,最該留意的是什麼?

我的回答是:「先別急著談我們有什麼(What),先了解客戶為何而來(Why)。」

我想口才不會是業務人員在簡報時的主要問題,既然選擇了當業務,你就必須要適度的訓練自己的口才,而業務員也一定要熟悉自己銷售的產品特性,而這些產品特性絕大多數都是從產品的功能面去描述。

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