簡報者如何見人說人話,見鬼說鬼話?

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簡報製作前必問6件事-5W1H這篇文章中我曾提過,簡報前一定要詢問聽眾是誰?

唯有知道聽眾是誰,你準備的案例才能貼近對方,你簡報準備的深淺程度也才能符合聽眾的狀況,試想,若你今天要演說的主題是環境保護的重要性,你對一群大學教授講的內容跟對一群小學生講的會一樣嗎?我相信一定會有很大的差別,所以在準備簡報時,先了解到底有哪些人會參與,這些人是什麼樣的背景,對主題的了解程度大概到哪邊是非常重要的。

當我要跟別人解釋我的工作內容時,具有相同專業背景的人通常一聽就大概了解;但對於不熟悉我們行業的人來說,我必須要轉換成通俗的用語或者網路上隨處可見的案例來解釋給對方聽;但有一次有個60多歲的長輩問我在從事什麼行業時,我竟然一時語塞,因為這個長輩只聽的懂台語,等於我要用台語加上他熟悉的語句來解釋給他聽,坦白說我大概空轉了10秒鐘左右的時間才開口跟他解釋我在做些什麼,最後他終於瞭解我的工作不是詐騙,我們公司也不是在賣泡麵的(汗)。

經過那次的經驗,我對跟不同人說明同一件事情有了不同的體悟,後來我時常用同樣的問題來訓練自己的表達能力,例如:跟我阿嬤解釋ERP是什麼?跟小學生說明服貿是怎麼一回事?透過這樣的訓練,來讓自己面對任何人都能夠清楚說明自己的觀點,但我們知道聽眾真的很成很多種,有些完全不懂,有些懂一點,有些很懂,有些根本是專家,面對不同族群的聽眾時,到底有沒有什麼樣的工具可以協助簡報者進行簡報的規劃?

有的,那就是「說明量表」:


「說明量表」出自《這樣表達,在複雜也能一聽就懂!》這本書,主要的概念如上圖所示,通常我們被指派去說明一個主題時,大多是因為我們對這個主題的熟悉度非常的高,所以你自己的位置大多是在Z,但你的聽眾可能位於A~Z的任何一個位置上,愈往A的位置代表聽眾對這個主題愈陌生,愈往Z則是愈熟悉,說明量表認為你必須在溝通前先了解溝通對象所在的位置,唯有當你可以識別出他所在的位置時,你的溝通才會有效,你的表達才會精確

而對不同熟悉度的聽眾,我們該說些什麼才能達到溝通效果呢?我這邊整理了一個基本的架構給大家參考,


對完全不懂的聽眾,我們首要告知他我們在講的東西是什麼(What),主要偏向名詞解釋與概念說明,對於主題已經有點懂的聽眾,我們則要告訴他們為什麼(Why)這件事重要,為什麼要做這件事情,對於那些已經算熟手的聽眾,他們已經知道這主題是什麼,也知道重要性,他們接下來想知道的是如何做(How-to)

你可以把這張圖當成一個參考,讓你在準備簡報時能有一些依歸。

曾有人問過我一個問題,如果聽眾有很懂得也有完全不懂的人時,又該如何準備?這個問題其實問的好,在商務簡報的場合這個問題比較容易解決,那就看那個人是不是keyman,是keyman的話要不就要說到他了解,要不就是要讓那些能影響keyman的人了解;如果是在一般的演講場合呢?你必須要視你當初發送邀請時,設定的對象來決定,以服貿說明會來說,設定的主要對象應該是那些完全不懂或者有點懂得百姓們,但可能也會有一些專家來聽,但你活動設定的主要對象是那些完全不懂或有點懂得聽眾,所以你的準備方向應該是朝向解釋服貿是什麼?以及為什麼我們要簽服貿?而不用多去解釋如何做。

如果你完全沒有設定聽眾呢?那很遺憾,你很容易就會失焦了,若你可以限定參與對象,那建議你一定要明確的限定,如果是由主辦單位決定,那也一定要搞清楚他們宣傳時的主要對象是誰,這些課前的工作很重要,千萬不要遺漏了。

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