建構一份兼顧全貌與細節的技術投影片

清晨5:58 0 Comments

由於我出身於軟體公司，在公司中時常會看到許許多多的技術投影片，而這些投影片中大多會出現流程圖這種東西，上次有個同仁問我：「我的流程圖如果要同時讓大家看全貌，但又要帶到流程的細節，我該怎麼做比較好？」，他的流程圖是長這樣子：

[簡報圖表]如何建構一張傳達力更強的資訊圖表？

清晨5:29 0 Comments

在簡報或者報告中擺放資訊圖表其實是非常常見的行為，一張好的圖表可以讓聽眾秒懂你想傳達的資訊，本文主要跟大家分享一些製作圖表時該留意的點，首先我們先用ㄧ張資訊豐富但在傳達核心觀念上並非如此清晰的案例來跟大家分享，下面這張圖是來自9/11號PNN的一篇文章：一張圖看透：餿水油的前世今生

在說明之前我仍要再次說明：「這篇文章整理的很辛苦，也因此讓我可以了解更多餿水油的資訊，我非常佩服且感謝作者，我之所以拿這張圖來做說明，主要是認為這張圖若能稍加修飾，整體呈現會更棒。」

好了，以下我開始解說這張圖哪邊可以凸顯的更好，首先我們先來看看這張圖片在這張圖中扮演的角色，餿水油的前世今生，從字面上與文章內容來解讀，這應該是一篇說明餿水油的來源與流向的文章，而資訊圖表應該也是以呈現這個資訊來製作的，所以我們看看上面這張圖就可以看到，廢食用油-->順德-->郭烈成-->強冠-->台益-->味全這個貫串來源與流向的動線，花一些時間我想讀者都可以清楚的看到這條路徑。

如果你能將這條路徑找出來，相信你就能看懂這張圖表了，若我們要優化這張圖表，到底還有哪些地方可以下手的？我個人認為有幾點可以再做加強：
1.核心是餿水油的來源與流向，可以把資訊專注於這件事上
2.問題的引爆商品是強冠全統香豬油，可以把強冠全統香豬油至於資訊圖表的中心，扮演承上啟下的角色，如果今天是要追溯原因，那核心就應該是郭烈成，而不見得是強冠了
3.其他補充的說明其實可以放在另外一張時序圖上用來解說餿水油事件的進展
4.若要讓民眾更清楚的了解影響範圍，再用總表列出相關的廠商與產品

專注核心資訊
這張資訊圖表很貪心，想把油的流向、影響的商家、事件發生的時序以及相關事件一次交代清楚，結果就是讓圖表的資訊過量，需要花較多的時間來解讀，從文章的title與內容看來，他的核心資訊應該是「餿水油的來源與流向」，若我們將資訊聚焦在這件事情上，我們的資訊圖表可能會變成這樣：

強調事件主角
因為今天要談的是餿水油的來源與流向，而真正被製造成食品原料，開始流通的產品是強冠的全統香豬油，所以我們可以特別把全統香豬油highlight出來，可以看到調整的部份很小，但重點已經被突顯出來了：


補充額外資訊
新增時間軸，這部份我就會另外拉出頁面了，一個頁面一件事，所以在簡報中，緣由與時間線我們可以視為兩件事，因此用另外一頁來呈現是比較清楚的，另外由於細項很多，你可以自已挑選想要特別凸顯的事件來建立你的時間軸就好，不需要把全部的時間都加進去。


以上大致就是調整這個圖表時我的建議，圖表的目的在於讓聽眾易於解讀，所以一個畫面不要有太多重點，可以分成數張突來呈現；接著重點資訊要被標示清楚，讓大家能更快的聚焦到資訊核心，依循這兩項原則，再來思考如何呈現傳達立會更強，資訊圖表就會愈做愈好了。

[簡報圖表]對於圖表中的異常，該做的特殊處理-barchart篇

上午9:23 0 Comments

在做商務簡報時，不管是例行性簡報或者季度、半年度、全年度的總結報告，你總會在簡報中放一些圖表來輔助說明，商務簡報常用的圖表有以下幾種：
1.圓餅圖(Pie)
2.長條圖(Bar)
3.折線圖(Line)

以上三類圖表大概就可以解決90%的應用情境，要強調比例時，我們習慣用圓餅圖，強調數量時，習慣用長條圖，強調變化或者趨勢，我們則會用折線圖來表達，圖型的使用對大家來說應該不陌生，但在圖表設計時，如何設計才能讓「看」簡報的人一看就懂，請注意，我是用「看」簡報而不是聽簡報，主要因為這類的簡報大多是送給老闆看的，他們是在你不在場時獨自觀看這份簡報，因此如何讓老闆一看就明瞭，在圖表設計時一定要下些功夫，今天我先分享長條圖的部分。

下面這是一張未經調整的圖表，說明2014下半年兩個產品線的銷售業績：

原始圖表，只是一堆數字

身為一個專業的簡報者，我們很快的看出這張圖表應該有兩個地方需要被凸顯，一個就是ERP在11月份的增長與CRM在9月份的突然衰退，所以我們可能會特別把這兩塊highlight出來：

標示重點的圖表，可以一目瞭然看到重點

做完以上的妝點後，其實你已經成功的讓老闆在看你的簡報時，第一眼就會留意到這兩點異常，但看完後相信他很快就會有新的疑問出現：
1.ERP的銷售在11月份特別高，為什麼？
2.CRM的業績在9月份特別差，為什麼？

如果你希望老闆自己看完圖表就理解原因，那以應該在圖表上多下點功夫，例如：

不僅標示了重點，也把原因說明清楚了

將兩個有異常的點，清楚的標示出異常原因，業績突然衰退，但前後相連的兩個月份都正常，原因是產品的安全機制遭破解，該月份全面停止販售，只仰賴舊客戶的服務帶來營收；業績突然有一個大幅的成長，原因是推動了促銷方案，帶進了500餘家新客戶，但促銷活動後業績回歸到正常，但比起10月份仍有不錯的成長，可能代表促銷方案確實有其成效。

第一張圖表，我們只是呈現了數字，但沒有把重點標註，也沒有扮演好把數據解讀清楚的任務；
第二張圖表，我們把重點給標示出來了，但一樣沒有扮演好把數據解讀清楚的任務，我們是站在自己的角度告訴老闆這邊很重要，但我們沒有說明為什麼；
第三章圖表，不只標示了該關注的點，也把衰退與增長的原因說明清楚了。

所以到這邊，看簡報的人大致上了解你的狀況，但如果他希望更進一步知道安全機制被破解帶來的影響，以及促銷方案實際的狀況時又該怎麼做呢？那些細部資訊我建議就放在後面兩張投影片了，而不要全部放在圖表中，那會讓資訊過量，也會讓這張簡報中存在太多的重點，反而模糊了焦點。

一個很簡單的商用圖表運用，給大家參考。