簡報製作前必問6件事-5W1H

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一場商務簡報中最困難點在哪?我認為是「事前的資訊收集」,我們先來說說要收集甚麼,最後再來談為什麼收集這些資訊很重要。

簡報前,一定要仔細的詢問以下這6件事情:
Why:為什麼會有這次的簡報?簡報方希望達成什麼樣的目的?聽眾方又有什麼樣的目的?
What:要簡報些什麼?說明些什麼?聽眾想要聽些什麼?我們想要讓聽眾知道些什麼?
Who:聽眾有哪些人?誰是關鍵角色?誰是有影響力的人?誰的意見會被參酌?誰支持?誰反對?這些人彼此間的關係又是什麼?
When:何時作簡報?簡報的時間有多長?
Where:簡報的場地,空間有多大?座位的擺設如何?
How:簡報的形式,是口頭簡報,或者是投影式的傳統簡報?是演說還是課程?是一對一還是一對多?

若沒搞清楚這三件事情:
1.Why:為何簡報?
2.Who:對誰簡報?
3.What:簡報些甚麼?

你覺得你的簡報是否會順利?準備的方向是不會有所偏差?

老闆要聽的跟一般員工想聽的會一樣嗎?教授跟學生想聽的會否不同?

以銷售為目的與建立關係的簡報,內容會否不同?

我想以上的問題,答案顯而易見,資訊的品質,將大大決定你簡報的成敗,你擁有很棒的簡報設計能力,也有很好的表達能力與口才,但若沒有正確的資訊來支撐,你就會如同一個好演員沒有好劇本一樣,白忙了一趟。

當我們可以在簡報前把這些資訊收集清楚,你的簡報方向就不會偏差太大了,擁有這些資訊,你等於掌握了戰場的全貌,接著用什麼樣的戰術拿下這場戰役,就由你來運籌帷幄了,在商務場合,我們看過太多沒搞清楚狀況就悶著頭開始做簡報的人,最後的下場都不會太好,在做簡報之前,記得先問5W1H。

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