「例行性簡報」的報告重點

清晨7:47 0 Comments

關於「例行性簡報」

字面上的意思是把日常的狀況做些報告，所以就可以看到很多主管把工時、客戶家數、營收等數據鉅細靡遺的說明，但其實這些內容大概有80%與上次報告是相同的。

坦白說，每次都說明工時達成了100%，營收達成90%，客戶家數達成90%是沒太大意義的，重點是這些數字後面反應的問題與你的行動方案。



一個好的例行性簡報應該把時間花在那些有異常的地方，例如工時大幅提高是因為加班，而加班是為了趕案子，為什麼趕案子呢？主要因為這家客戶若能在本月份結案，我們當月的營收數字就可以達成了，接著說明營收數字的狀況，這時你就能讓聽取簡報的聽眾們更清楚你的狀況，以上圖的營收數字為例，正常的月營收可能介於1000萬到1200萬之間，若數字介於這個正常值之內，除非(1)來源有特別之處，(2)已經預先知道下個月可能會有異常，否則是可以不用做太多的說明的，但9月異常的高與10月異常的低，這兩個月份的報告就必須要特別說明為什麼。

而進一步，我們不該只是描述問題，而要把我們預計如何因應現況的行動方案也說明清楚，若已經執行到一半，則說明一下行動方案的執行狀況，如此一來，你不僅把問題看的很清楚了，也已經做了因應。同樣以上圖為例，10月份的數字異常的低，除了說明原因可能是因為案子delay外，你也必須要說明下個月(1)如何把落後的數字趕上，(2)如何避免往後發生相同的問題，對你的主管或老闆來說，這就是一個很優質的例行行報告囉

最後摘要一下例行性報告的重點：
1.描述數字背後的意義，並把重點放在差異點上
2.數字與數字間是會互相影響的，而對這些影響性你是否能清楚描述
3.針對差異點，你執行了哪些行動？狀況如何？
4.針對現況的建議