關於簡報的背景探索-為什麼會有今天這場簡報？

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在簡報前必問的6件事這篇文章中我曾經提過在進行簡報前，一定要問Why？為什麼會有今天這場簡報？如果是一場銷售簡報，客戶今天找你來，一定有他的原因，而這個原因是什麼呢？如果今天是老闆要你來做一份簡報，這個簡報跟公司該不該切入特定市場有關，但這件工作一直都不是你負責的，老闆又為什麼會突發奇想要你來做這份簡報呢？

每個簡報的發起，都有一定的背景因素，身為簡報者，充分的了解這些背景因素是必要的，而如何去收集這些背景資訊呢？我利用下面這張圖跟大家分享一個我最常用的做法：

我在製作一份簡報前，在問Why的階段，我會去問這次簡報想要達成的目標或想要解決的問題是什麼？這就是簡報的Why，但只有這些資訊是不足夠的，所以我接著會做以下動作：

(1)了解「現況」，看看現況與目標間的差距有多大，裡頭存在哪些困難，而我們有有哪些優勢？
(2)吸收一下「前人的經驗」，如果這個簡報先前有人提過了，但因為不順利或者失敗，所以才有這次的簡報，那我必須要去了解一下前人的失敗經驗，他們曾經提過甚麼內容，但最後被否決了，並要詢問是因為甚麼事情被否決，這些前人的經驗對你在準備這次簡報中非常重要
(3)從現況走到目標間，只有一條路嗎？是否存在其他的備選方案或者既有方案的優化空間，這也是我們自己要先去探討清楚的
(4)達成目標之後呢？我們能否瞻前顧後，提出的方案短期能實現目標，那會否損害長期利益呢？

當我們的Why可以詢問到這個程度，對簡報目的的掌握程度已經足夠高了，很多的簡報失敗是敗在沒有充分吸收前人的經驗，導致自己提出的方案跟前人相同，這時簡報聽眾只要跟你說一句「你這個提案先前有人提過了，不可行，你有先去問過XXX的看法嗎？」，這時後簡報者馬上落入挨打局面，因為你確實沒有先去了解過前人經驗，此時你的論點開始站不住腳，因為你連基本的工作都沒有做足，簡報以失敗做收的機率非常之高。

不管你是簡報者或是專案經理，千萬不要覺得自己天賦異稟，別人解不來的問題你一定可以解決，一定要去問問這些先烈的經驗，以免自己成了後人的先烈。