如何對高階主管進行簡報？

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「如何準備對高階主管的簡報？」，這是我這幾年常常被詢問的問題，在探討這個問題前，我們先來了解一下高階主管們的特性：
1.時間很寶貴
2.相較於細節，更關注方向與策略
3.想聽解決方案而非問題

高階主管日理萬機，有許多的議題等著他去決策，還有許多人排隊希望能跟他碰面，他們的時間非常寶貴，沒有太多的時間聽你瞎扯閒聊；他們看事情的角度更高，細節的部份由他的下屬來處理就好，他們關注的點會在執行的方向與可能的策略；如果你是來加重他的工作量而非來幫他解決問題的，那你可以不用來了，基於這些特性，我們可以摘要出對高階主管簡報時的一些注意事項。

專注於大方向，而非強調枝微末節
高階主管都是做大事的人，對於基層的很多事務其實並沒有那麼的熟悉與關注，因此在簡報時若非必要，不要談太細節的內容，說明方向、策略，而不必談太多流程、作法、工作項目，這些是往下執行時他下面的主管該去留意的，他只要知道這個方向對不對，好不好，所以你的重點該放在指出大方向，而不在細節的執行項目，看過很多高階簡報過度強調執行的細節，而讓簡報的主軸失焦了。

先摘要，並說明結論
如果你是要尋求對高階主管簡報的機會，那你可以在搭電梯或者其他場合中，很快的利用2分鐘以內的時間跟高階主管進行匯報，並藉此取得正式簡報的機會，而這2分鐘怎麼運用呢？前半分鐘先說是哪件事情，而且切記，這件事應該是高階主管一直放在心上的事，否則對方也沒理由要聽你說，接著的1分鐘，說明你的結論，讓他知道你已經有解決方案或方向了，最後的半分鐘，直接詢問正式對他做簡報的時間，所以整個過程可能會是這樣子：


如果你已經在進行簡報，那你在簡報的開頭就要先讓他們知道今天預計的結論，若這個結論是他們迫切想要了解的，那他們就會很熱衷的參與你的簡報過程，反之，若他們並不清楚你要說什麼時，他們的注意力就容易分散。

充足的準備，不該讓自己有回答不來的問題
我們先前也不只一次強調過要簡報一定要充分準備，而在面對高階主管時，這件事情你更要放在心上，所謂的充分，不僅僅是對你自己簡報的內容熟悉，你應該把5W1H應用的更透徹，許多的簡報者在做高階簡報時仍只站在自己的角度思考，例如簡報者是一位研發主管，被賦與評估新產品與新市場的可行性與機會。

由於過去他一直負責研發相關工作，他對於行銷、營運、銷售、服務等議題的涉略較少，他心想：「我是負責研發的，老闆要我來準備這簡報，應該就是想要了解技術上的問題吧。」，所以他在準備資料時也大多方在技術議題上，並抱持僥倖心態認為老闆應該能體諒他身為研發主管對行銷、銷售等一竅不通吧。但這是一個錯誤想法，這類的簡報失敗率很高，因為許多的簡報者都存有上述心態，導致簡報過程面對高階主管提問時很快就被一槍斃命了。

高階主管指派你來做這件事，就是希望有個人先從整體的角度來思考這件事情，若有自己不熟悉的部份應該快去找人請教，總之會議時一定要能解答他們的疑惑。因此，當你被指派的任務範圍很大，你必須把自己當成一個解決問題的人，把每件事情弄清楚，如此你在準備資料時才不會抱有僥倖心態，而可以更全面的去思考每個問題。

所以千萬不要認為自己在簡報時回答「這我不清楚」、「這不是我擅長的領域」、「我沒考慮到那部分」是一件可被諒解的事情，再強調一次，高階主管的時間很寶貴，你不應該浪費他們的時間，你必須要給他們滿意的答案。

穿插細節內容，創造充分準備的感覺
前面我們談到高階主管要了解的是大方向，因此執行的細節不要談太多，但我們可以在高階簡報中穿插1-2頁執行細節，目的是讓聽眾們知道你已經都思考好了，重點不在內容寫些什麼，而是在傳達你的思緒周全，而且真的是有備而來。

另外你也可以將細節放在簡報後頭當成附註，而不用直接放在簡報的主體內容中，這樣當有某位高階主管想要看你規劃的細節時，你就可以馬上調出來給他，這樣絕對比你說「我有想過，也規劃了，不過沒有放進投影片中。」來的好。

做即時的摘要與最後的總結
記得，簡報只是輔助工具，在這類型簡報中總會有許多的議題被提出討論，身為簡報者你必須在每一段討論有結論時將此結論複述與摘要下來，取得大家的共識，並在簡報的最後做總結動作，總結時你必須要跳脫你本來的簡報限制，不能只談你簡報上有列出的內容，因為很多的決議都是在會議出產生，所以你的總結必須包含你的核心論點、重點回顧與過程中的共識及決議，這才是一份完整的總結。

其實以上幾項在一般的簡報也適用，但在對高階主管簡報時必須更加關注。